EP-online registratie voor installateurs: zo werkt het voor warmtepompen

Je installeert een warmtepomp, klant is tevreden, en dan begint het papierwerk. EP-online, RVO-melding, ISDE-subsidie — het kost je meer tijd dan je lief is. En als je iets verkeerd invult, loopt jouw klant zijn subsidie mis. Dat wil je niet.

In dit artikel loop je stap voor stap door de registratie. Concreet, zonder omwegen.

Wat is EP-online en waarom moet jij er iets mee?

EP-online is het nationale register van RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) waar energieprestaties van gebouwen en installaties worden bijgehouden. Als gecertificeerd installateur ben jij verplicht om elke warmtepomp die je in gebruik neemt daar te registreren. Niet de eigenaar, niet de leverancier — jij.

Die verplichting staat in BRL 6000 (de beoordelingsrichtlijn voor installaties in gebouwen) en in het Bouwbesluit. Zonder een geldige registratie kan jouw klant geen ISDE-subsidie (Investeringssubsidie Duurzame Energie) aanvragen. En zonder ISDE verliest hij al snel €2.500 tot €5.000 — dat gesprek wil jij niet voeren op de oprit.

Wat is het verschil tussen EP-online, RVO-melding en ISDE?

Dit is waar het voor veel installateurs verwarrend wordt. Het zijn drie losse stappen, maar ze hangen aan elkaar vast als schakels in een ketting.

EP-online is het systeem waar jij als installateur de technische gegevens van de installatie vastlegt: merk, type, COP (Coefficient of Performance — de efficiëntiemaatstaf van een warmtepomp), vermogen, en datum van inbedrijfstelling. Dit doe jij, met jouw certificaatnummer.

RVO-melding is de subsidie-aanvraag die jouw klant indient bij RVO. Hij heeft daarvoor jouw EP-online registratiecode nodig. Zonder die code geen aanvraag.

ISDE is de subsidieregeling zelf — de pot geld die RVO uitkeert voor duurzame energie-installaties. De ISDE-lijst bepaalt welke warmtepompen subsidiabel zijn. Controleer vóór installatie of het model van jouw klant op die lijst staat. Staat het er niet op, dan valt er niets aan te vragen.

De volgorde is altijd: eerst installeren → dan EP-online registreren → dan klant laat RVO-melding doen. Omgekeerd werkt het niet.

Meer weten over je aansprakelijkheid als de installatie niet presteert zoals beloofd? Lees dan ook: Aansprakelijkheid als de warmtepomp niet presteert: wat zijn jouw risico's als installateur?

Hoe registreer je een warmtepomp stap voor stap in EP-online?

Hier is het concrete stappenplan. Elke stap kun je morgen uitvoeren.

Stap 1 — Controleer je certificering Je hebt een geldig KBI- of STEK-certificaat nodig voor warmtepompen. Zonder certificaat mag je niet registreren. Check je vervaldatum vóór je naar de klant rijdt. Verlopen certificaat? Verlengingscursus duurt vaak slechts één dag.

Stap 2 — Log in op mijn.ep-online.nl Ga naar mijn.ep-online.nl. Je logt in met eHerkenning (minimaal niveau EH2+). Dit is het digitale toegangssysteem voor bedrijven bij de overheid — vergelijk het met DigiD maar dan voor je bedrijf. Heb je nog geen eHerkenning? Dat aanvragen duurt 3 tot 5 werkdagen. Wacht daar dus niet mee tot de dag van installatie.

Stap 3 — Maak een nieuwe registratie aan Kies "Installatie registreren" en selecteer het type: warmtepomp (lucht-water, bodem-water, of water-water). Vul het adres van het pand in. EP-online koppelt de registratie automatisch aan het kadastrale perceel.

Stap 4 — Vul de technische gegevens in Dit zijn de gegevens die EP-online verplicht vraagt:

• Merk en exacte typenaam van de warmtepomp
• Serienummer (van het typeplaatje op de unit)
• Nominaal verwarmingsvermogen in kW
• COP-waarde (staat in de technische documentatie van de fabrikant)
• Datum van inbedrijfstelling
• Jouw certificaatnummer

Tip: fotografeer het typeplaatje altijd vóór je de buitenunit afschermt. Achteraf zoeken kost je een uur.

Stap 5 — Voeg de bijlagen toe EP-online vraagt om een inbedrijfstellingsrapport. Veel installateurs gebruiken hiervoor de formulieren van hun brancheorganisatie (Techniek Nederland of NVKL). Zorg dat het rapport getekend en gedateerd is op de dag van inbedrijfstelling.

Stap 6 — Dien de registratie in Na indienen krijg je een registratiecode (ook wel de EP-online code of meldingsnummer genoemd). Dit is het nummer dat jouw klant nodig heeft voor zijn ISDE-aanvraag. Stuur het direct naar hem toe — per e-mail, WhatsApp, het maakt niet uit. Zorg dat hij het heeft.

Stap 7 — Archiveer de documentatie Bewaar het inbedrijfstellingsrapport, de registratiecode en de technische specificaties minimaal 7 jaar. Dit is de wettelijke bewaartermijn voor bedrijfsadministratie onder de AVG en de Belastingwet. Bij een ILT-controle (Inspectie Leefomgeving en Transport) moet je deze documenten kunnen overleggen.

Wat verandert er door de meldplicht 2026?

Vanaf 1 januari 2026 geldt een aangescherpte meldplicht voor warmtepompinstallaties boven 12 kW nominaal verwarmingsvermogen. Dit vloeit voort uit de herziene EPBD (Energy Performance of Buildings Directive — de Europese richtlijn voor energieprestatie van gebouwen), die Nederland heeft omgezet in een wijziging van het Bouwbesluit 2012 (nu: Besluit bouwwerken leefomgeving, Bbl).

Wat verandert er concreet voor jou?

1. Kortere registratietermijn — De huidige 14-daagstermijn wordt voor systemen boven 12 kW teruggebracht naar 5 werkdagen na inbedrijfstelling.
2. Verplichte energiemeting — Bij grotere systemen moet je een initiële energiemeting bijvoegen. Dit is een meting van de daadwerkelijke COP in bedrijf, niet alleen de fabrieksspecificaties.
3. Koppeling met het Nationaal Warmtepompen Register — EP-online wordt in 2026 gekoppeld aan een nieuw centraal register dat het ministerie van BZK (Binnenlandse Zaken) bijhoudt. Dubbele registratie wordt dan automatisch voorkomen.
4. Verhoogde handhaving — ILT krijgt meer budget voor steekproefcontroles bij residentiële warmtepompinstallaties. De administratieve boete bij niet-naleving loopt op tot €900 per geval.

Voor installaties onder 12 kW (de meeste woninginstallaties) blijft de huidige werkwijze grotendeels gelden, maar de koppeling met het nieuwe register betekent dat incomplete dossiers sneller zichtbaar worden.

Welke fouten maken installateurs het vaakst bij EP-online?

Na gesprekken met tientallen installateurs en de gepubliceerde ILT-rapportages komen steeds dezelfde fouten terug. Herken jij ze?

Fout 1 — Verkeerd typenummer invoeren Fabrikanten gebruiken soms meerdere typeaanduidingen: een commerciële naam én een technische code. EP-online werkt met de technische code van de ISDE-lijst. Vul je de handelsnaam in, dan matcht het systeem niet en loopt de aanvraag vast.

Fout 2 — Registratie uitstellen "Ik doe het vrijdag wel." Vrijdag wordt maandag, maandag wordt volgende week. Intussen heeft jouw klant de registratiecode nodig en bel jij terug terwijl je bij een andere klant staat. Registreer altijd dezelfde dag, liefst vanuit de auto voor je wegrijdt.

Fout 3 — Klant denkt dat jij de subsidie aanvraagt De ISDE-aanvraag is altijd voor de eigenaar van de installatie — jouw klant dus. Jij levert de registratiecode. Hij vraagt de subsidie aan via Mijn RVO. Leg dit expliciet uit vóór installatie, niet erna.

Fout 4 — Verlopen certificaat Een certificaat dat één dag verlopen is, maakt de hele registratie ongeldig. ILT controleert certificaatdata actief. Zet een herinnering in je agenda, 6 weken voor de vervaldatum.

Fout 5 — Ontbrekend inbedrijfstellingsrapport Het rapport moet aantonen dat de installatie correct in bedrijf is gesteld: druktest, elektrische aansluiting gecheckt, inregelwaarden gedocumenteerd. Een bonnetje van de leverancier is geen inbedrijfstellingsrapport.

Meer over hoe je jouw bedrijf beschermt bij klachten na installatie lees je hier: Beroepsaansprakelijkheidsverzekering voor installateurs: wat dekt het en wat niet?

Hoe zorgt een goede website ervoor dat klanten jou vinden voor EP-online vragen?

Dit is waar het voor jou als ondernemer interessant wordt. Steeds meer van jouw potentiële klanten zoeken niet meer alleen via Google. Ze typen hun vraag in ChatGPT, Perplexity of Bing Copilot: "welke installateur helpt mij met warmtepomp en ISDE in [stad]?"

Als jouw website niet is ingericht voor die AI-zoekopdrachten, word je simpelweg niet genoemd. Niet omdat je niet goed bent, maar omdat de AI jou niet kan lezen.

87% van lokale aannemers is onzichtbaar in AI — en installateurs betalen de prijs — dat is geen marketingverhaal, dat zijn echte opdrachten die naar een concurrent gaan.

AEO (Answer Engine Optimization — gevonden worden door AI-zoekers) werkt anders dan gewone SEO. Een AI-zoeker wil een direct antwoord op een vraag. Als jouw website precies uitlegt wat jij doet, in welke regio, voor welk type installaties, en wat de klant van jou kan verwachten — dan wordt jij geciteerd. Dat is hoe je in 2026 nieuwe klanten krijgt.

JSON-LD is daarbij een concreet hulpmiddel. JSON-LD is als een visitekaartje dat alleen ChatGPT kan lezen: het vertelt de AI precies wie jij bent, wat je doet, waar je werkt en hoe een klant contact opneemt. Zonder dat visitekaartje raad de AI maar wat.

Wil je weten hoe je daarmee begint? Lees de AEO checklist voor installateurs: 12 stappen om gevonden te worden door ChatGPT.

Veelgestelde vragen

Moet ik EP-online registreren als ik alleen de buitenunit vervang? Ja. Iedere vervanging of nieuwinstallatie van een warmtepomp vereist een nieuwe registratie in EP-online, ook als het adres al in het systeem staat. Het systeem registreert de installatie, niet het adres. Zorg ook dat het inbedrijfstellingsrapport specifiek voor de nieuwe unit is opgesteld.

Mijn klant heeft al eHerkenning — kan hij zelf registreren? Nee. De registratie in EP-online moet worden gedaan door de gecertificeerde installateur, met zijn eigen certificaatnummer. De eigenaar heeft geen toegang tot het installateursdeel van EP-online. Jij registreert, hij vraagt de subsidie aan.

Wat als ik de registratie vergeet en de 14-daagstermijn voorbij is? Registreer alsnog zo snel mogelijk. EP-online accepteert late registraties, maar de datum van inbedrijfstelling is leidend voor de ISDE-aanvraag. Als jouw klant de ISDE al heeft ingediend vóór jouw registratie compleet was, kan RVO de aanvraag opschorten of afwijzen. Neem in dat geval direct contact op met RVO via de zakelijke helpdesk (088 042 42 42).

Is de ISDE-regeling in 2026 nog beschikbaar? Op het moment van publicatie is de ISDE-regeling verlengd tot en met 31 december 2026. RVO publiceert jaarlijks de subsidieplafonds per categorie. In 2025 bedroeg het totale budget voor warmtepompen €485 miljoen. Controleer altijd de actuele ISDE-lijst op rvo.nl vóór je een offerte uitbrengt, want modellen kunnen van de lijst worden gehaald.

Wat is het verschil tussen ISDE en de Salderingsregeling? ISDE is voor warmtepompen, zonneboilers en andere duurzame warmteinstallaties. De Salderingsregeling geldt alleen voor zonnepanelen en regelt hoe teruggeleverde stroom wordt verrekend met het net. Het zijn twee losse regelingen met eigen aanvraagprocessen bij RVO.

EP-online, RVO-melding, ISDE — als je het eenmaal weet, gaat het snel. Het probleem is dat jouw klanten je ook online moeten kunnen vinden vóórdat je bij hen aan de deur staat. Sieng bouwt AI-zichtbare websites voor installateurs: zodat ChatGPT, Perplexity en Google jou aanbevelen als iemand zoekt naar een warmtepompinstallateur in jouw regio.

Wil je weten of jouw bedrijf al zichtbaar is bij AI-zoekopdrachten? Doe de gratis check op sieng.nl of plan een vrijblijvend gesprek.