Wanbetaling door een klant: wat zijn jouw rechten als installateur?

Je hebt een warmtepomp geplaatst, een offerte gestuurd, netjes gefactureerd — en dan: stilte. De klant betaalt niet. Dit overkomt bijna elke installateur weleens, maar de meesten weten niet wat ze juridisch mogen doen. In 2026 zijn jouw rechten als installateur steviger dan je denkt.

Wanneer is een klant officieel in verzuim?

Dit is het eerste wat je moet weten, want zonder verzuim mag je geen rente of incassokosten eisen. En het antwoord verschilt per klanttype.

Bij een zakelijke klant (een aannemer, een woningcorporatie, een bedrijf) treedt verzuim automatisch in zodra de betalingstermijn is verstreken. Staat er op jouw factuur "betalen binnen 30 dagen" en betaalt hij op dag 31 niet? Dan is hij vanaf dat moment in verzuim. Je hoeft niets extra's te doen. Je mag direct wettelijke handelsrente (10,15% per jaar) en incassokosten rekenen.

Bij een consument (een particuliere huiseigenaar) werkt het anders. Je moet eerst een kosteloze aanmaning sturen — ook wel een WIK-brief (Wet Incassokosten) genoemd. Die brief geeft de consument nog 14 dagen om alsnog te betalen. Doe je dat niet, dan mag je géén rente of incassokosten eisen. De aanmaning zelf mag niets kosten voor de consument.

Heb je de WIK-brief gestuurd en betaalt de consument nog steeds niet? Dan mag je vanaf het einde van die 14-dagenperiode wettelijke rente rekenen. Die rente bedraagt bij consumenten 4% per jaar (art. 6:119 BW). Dat is lager dan bij zakelijke klanten, maar het is alsnog geld dat je kunt vorderen.

Hoeveel rente en incassokosten mag je precies eisen?

Hier worden de meeste installateurs verrast — in positieve zin. De bedragen zijn concreter en hoger dan verwacht.

Wettelijke rente per klanttype

| Klanttype | Rente per jaar | Ingaat op | | :--- | :--- | :--- | | Zakelijke klant (B2B) | 10,15% | Direct na het verstrijken van de betaaltermijn | | Consument (B2C) | 4,0% | Na de 14-dagenperiode van de kosteloze aanmaning |

Stel: een bedrijf heeft een openstaande factuur van € 8.000 en betaalt drie maanden te laat. Dan mag je 10,15% over € 8.000 rekenen over drie maanden. Dat is (€ 8.000 × 10,15%) ÷ 12 × 3 = € 203 extra. Tel dit op bij de incassokosten en het loopt snel op.

Incassokosten volgens de staffel

De wet bepaalt hoeveel incassokosten je mag rekenen. Dit is een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40. De staffel ziet er zo uit:

| Openstaand bedrag | Percentage | Maximale vergoeding | | :--- | :--- | :--- | | Eerste € 2.500 | 15% | € 375 | | Volgende € 2.500 | 10% | € 250 | | Volgende € 5.000 | 5% | € 250 | | Volgende € 190.000 | 1% | € 1.900 | | Daarboven | 0,5% | max. € 6.775 totaal |

Een factuur van € 3.000 levert dus incassokosten op van: (15% × € 2.500) + (10% × € 500) = € 375 + € 50 = € 425. Dat is geld dat jij kunt vorderen, bovenop het openstaande bedrag.

Let op: je mag nooit rente rekenen over de incassokosten zelf. Dat is wettelijk verboden, voor zowel zakelijke als particuliere klanten.

Wat moet je praktisch doen als een klant niet betaalt?

Hier is het stappenplan dat je morgen kunt uitvoeren. Geen juridisch jargon, gewoon in volgorde.

Stap 1: Controleer je factuur Staat op jouw factuur een duidelijke betalingstermijn? Zonder termijn geldt automatisch 30 dagen. Controleer ook of het rekeningnummer en het bedrag kloppen. Een fout op de factuur geeft de klant een excuus om niet te betalen.

Stap 2: Stuur een herinnering (na de vervaldatum) Wacht niet weken. Stuur de dag na de vervaldatum een vriendelijke herinnering per e-mail of WhatsApp. Noem het factuurnummer, het bedrag en de nieuwe betaaldatum. Bewaar dit bericht — je hebt het later nodig als bewijs.

Stap 3: Bel de klant Een telefoongesprek werkt vaak sneller dan e-mail. Vraag direct: "Wanneer kan ik de betaling verwachten?" Noteer datum en tijd van het gesprek en wat er is afgesproken.

Stap 4a (zakelijke klant): Stuur een aanmaning met rente en incassokosten Is de klant een bedrijf en betaalt hij nog steeds niet? Stuur een formele aanmaning. Noem daarin:

• Het openstaande bedrag
• De vervaldatum waarop verzuim is ingetreden
• De wettelijke handelsrente (10,15%) die je rekent
• De incassokosten die je eist (minimaal € 40)
• Een laatste betalingstermijn (bijv. 7 dagen)

Stap 4b (consument): Stuur de verplichte kosteloze WIK-brief Is de klant een particulier? Dan moet je eerst de WIK-brief sturen voordat je rente of kosten mag eisen. In die brief:

• Noem het openstaande bedrag en factuurnummer
• Geef 14 dagen de tijd om te betalen
• Vermeld dat bij niet-betalen incassokosten en rente volgen
• Vraag géén kosten voor deze brief zelf

Stap 5: Schakel een incassobureau of deurwaarder in Betaalt de klant ook na alle aanmaningen niet? Dan zijn er twee routes:

• Incassobureau: Zij nemen het incassoproces over. Kosten worden vaak doorberekend aan de schuldenaar. Let op: kies een erkend bureau dat werkt volgens de gedragscode van de NVVK (Nederlandse Vereniging van Volkskrediet).
• Gerechtelijke procedure: Via de kantonrechter kun je een betalingsvonnis eisen. Dit is geschikt voor bedragen boven € 500 waarbij de klant blijft weigeren. De griffiekosten liggen tussen de € 85 en € 500 afhankelijk van het bedrag.

Stap 6: Leg alles vast in jouw algemene voorwaarden Dit is de stap die de meeste installateurs overslaan — en die later de meeste ellende scheelt. Laat een jurist jouw algemene voorwaarden opstellen of controleren. Zorg dat daarin staat:

• Jouw standaard betalingstermijn (bijv. 14 of 30 dagen)
• Dat bij zakelijke wanbetaling direct wettelijke handelsrente (10,15%) geldt
• Dat bij consumenten een kosteloze aanmaning volgt vóór rente en kosten
• Dat rente niet wordt berekend over incassokosten

Heb je geen algemene voorwaarden? Dan gelden de wettelijke standaardregels — die zijn minder gunstig voor jou als ondernemer.

Wat mag je wel en niet zeggen op jouw website of offerte?

Als je op jouw website of in offertes iets schrijft over betalingsvoorwaarden, gelden er regels. De ACM (Autoriteit Consument & Markt) houdt toezicht op misleidende claims — ook voor kleine bedrijven.

Dit mag je wél zeggen:

• "Bij zakelijke wanbetaling rekenen wij wettelijke handelsrente (10,15%) en incassokosten (minimaal € 40) vanaf het verstrijken van de betalingstermijn."
• "Bij consumenten sturen wij eerst een kosteloze aanmaning met een betaaltermijn van 14 dagen, voordat rente en incassokosten worden gevorderd."
• "Wettelijke rente en incassokosten zijn afhankelijk van het type klant en de afgesproken betaaltermijn."

Dit mag je níet zeggen:

• "Wij rekenen direct rente bij consumenten" — dit is onjuist en verboden.
• "Wij rekenen rente over de incassokosten" — dit is wettelijk verboden.
• "Wij berekenen aanmaningskosten" — bij consumenten moet de aanmaning altijd kosteloos zijn.
• "Wij rekenen 15% rente" — hogere rente dan de wettelijke maxima is niet zomaar toegestaan.

Schrijf je jouw betalingsvoorwaarden op jouw website? Voeg dan altijd deze disclaimer toe: "Wettelijke rente en incassokosten zijn afhankelijk van het type klant (zakelijk of consument) en de afgesproken betaaltermijn. Rente wordt niet berekend over incassokosten."

Meer weten over wat je wel en niet mag vermelden op jouw website als installateur? Lees ook AVG voor installateurs: hoe ga je correct om met klantgegevens, offertes en foto's? — want ook privacyregels raken jouw factuurproces.

Hoe voorkom je wanbetaling bij toekomstige opdrachten?

Beter dan achter je geld aanrennen is het voorkomen van wanbetaling. Hier zijn vier maatregelen die je vandaag kunt invoeren.

1. Vraag een aanbetaling Vraag bij opdrachten boven € 1.500 altijd een aanbetaling van 30-50%. Dit is volledig normaal in de installatiebranche en beschermt je bij materiaalkosten die je al hebt gemaakt.

2. Factureer direct na oplevering Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je wacht op betaling. Maak een foto van de opgeleverde installatie, stuur de factuur dezelfde dag en vraag de klant om een handtekening voor ontvangst.

3. Gebruik een korte betalingstermijn De standaard is 30 dagen, maar jij mag ook 14 dagen hanteren. Dat is wettelijk toegestaan en veel installateurs doen het. Vermeld dit duidelijk op de factuur én in jouw algemene voorwaarden.

4. Controleer zakelijke klanten van tevoren Werk je voor een bedrijf dat je niet kent? Doe een KvK-check (Kamer van Koophandel) en vraag eventueel een kredietrapport op via een dienst als Graydon of Altares Dun & Bradstreet. Dat kost een paar euro en kan je duizenden euro's schelen.

En dan is er nog iets dat indirect met wanbetaling te maken heeft: als jouw bedrijf online niet goed zichtbaar is, krijg je minder aanvragen — en ben je afhankelijker van klanten die je via-via krijgt. Die klanten zijn moeilijker te screenen. Goede online zichtbaarheid zorgt voor meer aanvragen, zodat jij kunt kiezen met wie je werkt.

Wist je dat 87% van lokale aannemers onzichtbaar is in AI-zoekopdrachten — en dat installateurs daar dagelijks opdrachten door mislopen? Dat is een groter risico op lange termijn dan één wanbetalende klant.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn werk stilleggen als een klant niet betaalt? Ja, onder voorwaarden. Als er sprake is van een aanbetaling die niet is gedaan, of als een tussentijdse termijn uitblijft, mag je het werk opschorten. Zet dit altijd schriftelijk — stuur een e-mail waarin je aangeeft dat je het werk stopzet totdat de betaling is ontvangen. Bouw dit recht in via jouw algemene voorwaarden, want zonder dat is opschorting juridisch riskanter.

Wat als een klant zegt dat hij mijn werk niet goed vindt en daarom niet betaalt? Dit is een veelgebruikt excuus, maar geen geldige reden om helemaal niet te betalen. De klant moet het gebrek schriftelijk melden en jou de kans geven het te herstellen. Betaalt hij niets terwijl het gebrek klein of niet bewezen is? Dan kun je alsnog rente en incassokosten eisen over het onterecht ingehouden bedrag. Laat je in zo'n geval bijstaan door een jurist of het Juridisch Loket (gratis advies).

Hoe lang duurt het voordat ik via de rechter betaald krijg? Een procedure bij de kantonrechter duurt gemiddeld 3 tot 6 maanden. Bij een onbetwiste vordering (de klant reageert niet) kun je een verstekvonnis krijgen in 4 tot 8 weken. Daarna moet een deurwaarder het vonnis ten uitvoer leggen — dat kan nog eens 2 tot 4 weken duren. Totale doorlooptijd: reken op 2 tot 6 maanden in het beste geval.

Moet ik BTW afdragen over een factuur die niet betaald is? Ja, in principe wel — je draagt BTW af op het moment van factureren, niet bij ontvangst. Maar als een factuur oninbaar is (bijv. na faillissement van de klant), kun je de BTW terugvragen via een correctieverzoek bij de Belastingdienst. Bewaar alle correspondentie als bewijs van de oninbaarheid.

Wat als mijn klant failliet gaat? Dan word je een concurrent schuldeiser. Je kunt een vordering indienen bij de curator, maar in de meeste faillissementen krijgen gewone schuldeisers weinig of niets. Heb je een eigendomsvoorbehoud op geleverde materialen? Dan kun je die terugvorderen. Zet een eigendomsvoorbehoud daarom altijd in jouw algemene voorwaarden.

Als installateur heb je juridisch meer rechten dan je denkt — maar je moet ze wel actief inzetten. Goede algemene voorwaarden, een strak facturatieproces en de juiste aanmaningsprocedure zijn jouw bescherming.

En hoe meer goede klanten je aantrekt via online zichtbaarheid, hoe minder je afhankelijk bent van moeilijke betalers. Sieng bouwt AI-zichtbare websites voor installateurs — zodat ChatGPT, Google en andere AI-zoekers jou als eerste aanbevelen in jouw regio. Bekijk wat dat voor jouw bedrijf betekent op onze dienstenpagina of lees hoe AI-bezoekers 4,4x beter converteren dan SEO-bezoekers.

Wil je weten of jouw bedrijf al zichtbaar is bij AI-zoekopdrachten? Doe de gratis check op sieng.nl of plan een vrijblijvend gesprek.